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Guide zur Selbstständigkeit

 

 

Unser Guide zu deiner Selbstständigkeit

Für ambitionierte Architekturstudierende und angehende Architekt:innen, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen möchten, ist eine sorgfältige Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Von der Wahl des richtigen Tools für Steuer und Buchhaltung bis hin zur korrekten Rechnungserstellung – es gibt viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden und ein solides Fundament für das eigene Unternehmen zu schaffen.

In dieser Anleitung präsentieren wir euch nicht nur empfehlenswerte Tools für eure Buchhaltungs- und Steuerangelegenheiten, sondern geben euch auch einen umfassenden Überblick über alle Schritte, die ihr auf dem Weg zur Selbstständigkeit als Architekt:in oder Architekturstudierende/r berücksichtigen solltet. Von der ersten Anmeldung beim Finanzamt, über die Entscheidung der passenden Rechtsform und dem notwendigen Versicherungsschutz bis hin zur Eröffnung eines Geschäftskontos und der korrekten Buchführung – wir haben eine Checkliste erstellt, die euch den Start erleichtern wird.

Hinweis

Klickst Du auf eine Empfehlung mit *, unterstützt das unsere Arbeit. Odepla bekommt dann eine Vergütung. Empfehlungen geben wir auf Basis unserer eigenen Erfahrungen.

Das Wichtigste in Kürze 

  1. Selbständigkeit: Schau dir diese Playlist an, um einen guten Einblick in alle wichtigen Punkte über die Selbständigkeit als Architekt:in zu bekommen.
  2. Steuerliche Erfassung: Melde dich innerhalb von vier Wochen nach Start deiner Tätigkeit beim Finanzamt. Nutze das Elster-Online-Portal und schau dir das Tutorial dazu an.
  3. Rechtsform und Haftung: Überlege gut, ob du als Einzelunternehmer, Freiberufler oder eine Gesellschaft gründen möchtest. Schaue dir hierzu das 👉🏼 Video an.
  4. Versicherungen: Bis zu deinem 25. Lebensjahr bist du im Normalfall über deine Eltern krankenversichert. Andernfalls musst du dich selbst versichern und über eine Berufshaftpflicht nachdenken. Als Architekturstudierende/r erstellst du allerdings i.d.R. nur nicht-genehmigungsfähige Entwürfe. Prüfe daher, ob du eine Berufshaftpflichtversicherung benötigst.
  5. Geschäftskonto: Trenne private und geschäftliche Finanzen – das Finom Konto* kann eine gute Wahl sein.
  6. Buchführung: Führe akkurate Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben. Accountable* ist dein Go-To-Tool für Steuern und Buchhaltung. Die Academy erklärt dir außerdem alles, was du steuerlich wissen musst. Wir verwenden LexOffice* für Odepla.
  7. Steuern: Klär ab, ob du umsatzsteuerpflichtig bist. Als Kleinunternehmer:in gibt’s Erleichterungen (unten 👇🏻 findest du weitere Infos). Achte auf die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer.
  8. Rechnungserstellung: Eine gültige Rechnung enthält eine Reihe an Pflichtangaben. Für Umsatzsteuerpflichtige ist auch die regelmäßige Abführung wichtig. Auf Odepla bieten wir dir ein automatisiertes Template.

1. Steuerliche Erfassung

  • Freiberufler:innen müssen sich spätestens vier Wochen nach Aufnahme ihrer Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt melden, um einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anzufordern und auszufüllen.
    • Durch die Abgabe des Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhältst du eine Steuernummer, die du für deine steuerlichen Angelegenheiten verwenden musst.
    • Es ist wichtig, deine steuerlichen Pflichten zu erfüllen, da du sonst gegen das Steuerrecht verstoßen könntest und mit Strafen oder Bußgeldern rechnen musst.

2. Rechtsform/Haftung

    • Es ist zwar nicht notwendig ein Gewerbe anzumelden, jedoch empfiehlt es sich alle Vor- und Nachteile abzuwägen. Entscheide, ob du deine selbstständige Tätigkeit als Einzelunternehmer:in, Freiberufler:in oder in Form einer Gesellschaft (z. B. GmbH) ausüben möchtest. Hierbei kann dir dieses Video helfen.
    • Die Wahl der Rechtsform hat Auswirkungen auf deine Haftung, Steuerbelastung und andere rechtliche Aspekte.

3. Versicherungsschutz

    • Krankenversicherung
      • Als Student:in bist du i.d.R. bis zu deinem 25. jährigen Lebensjahr über deine Eltern versichert.
      • Ab einem Alter von 25. Jahren musst du dich selbst versichern-
    • Architektenhaftpflichtversicherung (Optional) & Berufshaftpflichtversicherung (Optional)
      • Da du als Architekturstudierende/r hauptsächlich nicht genehmigungsfähige Entwürfe anlegen wirst, die nicht umsetzbar im Sinne der geltenden Bauordnung sind und daher keine Gewährleistung oder Haftung für die Realisierbarkeit des Entwurfs übernehmen musst, gibt es i.d.R. keinen Grund für Haftung.
      • Nützliche Links 🔗
    • Allgemeines
      • Prüfe als Architekt/in, ob du eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen musst. Als Architekt/in trägst du eine gewisse Verantwortung gegenüber deinen Auftraggeber:innen, und eine Versicherung schützt dich vor möglichen Schadensersatzansprüchen.

4. Geschäftskonto

    • Eröffne ein separates Geschäftskonto, um deine geschäftlichen Finanzen von deinen persönlichen Finanzen zu trennen.
      • Hierfür empfehlen wir dir das Finom Konto*, welches wir selbst verwenden.
      • Gerade für Freiberufler ist Finom eine super Online-Bank, da es ein Konto für 0€ pro Monat gibt!
    • Die Trennung von geschäftlichen und persönlichen Finanzen erleichtert die Buchführung und sorgt für Transparenz. Zudem erweckt es einen professionellen Eindruck gegenüber deinen Kunden und Geschäftspartnern.

5. Buchführung und Aufzeichnungen

  • Halte alle geschäftlichen Transaktionen und Einnahmen sorgfältig in einer Buchführung fest. Dies beinhaltet die Erstellung von Rechnungen, die Dokumentation von Ausgaben und die Verwaltung von Bankkonten.
  • Eine ordnungsgemäße Buchführung ist notwendig, um deine steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen und mögliche Steuerprüfungen zu bestehen.
  • Hierfür empfehlen wir dir als Freiberufler:in Accountable*. Solltest du eine Kapitalgesellschaft, wie z.B. eine GmbH oder UG gründen, empfehlen wir LexOffice* – welches wir selbst verwenden. Es hat eine Schnittstelle zu Finom, dadurch können alle Buchungen von Finom direkt in LexOffice übertragen und gebucht werden.
  • Nützliche YouTube-Videos 📹

6. Steuern

  • Softwareempfehlungen
    • Buchhaltung
      • Accountable.de* (empfehlen wir insbesondere für Freiberufler:innen)
        • Kurzes Erklärvideo
        • Mit Accountable kannst du als Freelancer, alle Buchungen erfassen und deine Jahres-Steuererklärung sowie die UST-Voranmeldungen tätigen.
      • LexOffice* (empfehlen wir insbesondere für Kapitalgesellschaften)
    • Geschäftskonto
  • Umsatzsteuer
    • Was ist die Umsatzsteuer?
    • Was ist Umsatzsteuervoranmeldung?
    • Prüfe, ob du umsatzsteuerpflichtig bist. Als Freiberufler:in im architektonischen Bereich könntest du von der Umsatzsteuer befreit sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
      • Kleinunternehmerregelung 
        • Die Gesetzesgrundlage für die Umsatzsteuerbefreiung schafft § 19 Abs. 1 UStG. Dort wurde festgelegt, dass Unternehmer:innen, deren Umsatz im vergangenen Jahr unter einem bestimmten Betrag lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter einem bestimmten Betrag liegen wird, von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind (schaue dir hierzu unbedingt den Gesetzestext an – dort findest du die genauen Beträge).
        • Diese Regelung ermöglicht es dir, auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Allerdings darfst du auch keine Vorsteuer geltend machen.
        • Damit du diese anwenden darfst, musst du bei der Anmeldung beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben, dass du die Kleinunternehmerregelung verwenden möchtest.
        • Als Freiberufler:in reicht es aus, wenn man die Einnahme-Überschuss-Regelung (EÜR) führt, um den Gewinn zu ermitteln.
    • Falsche Handhabung der Umsatzsteuer kann zu Steuernachzahlungen und rechtlichen Konsequenzen führen. Lasse dich hierzu von einem Steuerberater beraten.
  • Gewerbesteuer
    • Als Freiberufler:in zahlt man keine Gewerbesteuer, nur wenn man ein Gewerbe anmeldet musst du sie zahlen.
    • Was ist die Gewerbesteuer und muss ich sie zahlen?
      • Wenn du als Gewerbetreibender einen Gewinn von über 24.500 € hast, musst du Gewerbesteuer zahlen. Diese Steuer ist die wichtigste Einnahmequelle für deine Gemeinde und finanziert viele öffentliche Leistungen.
      • Die Gewerbesteuer ist eine Steuer auf deinen Gewinn, nicht auf deinen Umsatz. Sie beträgt 3,5% deines Gewinns, multipliziert mit dem lokalen Steuerfaktor (Hebesatz). Der Hebesatz ist in jeder Stadt anders. In Berlin zum Beispiel liegt der Hebesatz bei 410 %, also beträgt die Gewerbesteuer 14,35% deines Gewinns der über dem Freibetrag von 24.500 € liegt.
      • Wenn du die Gewerbesteuer zahlst, bekommst du jedoch eine Steuergutschrift von 13,3% auf deine Einkommensteuer, so dass du insgesamt nur die Differenz von 14,35%-13,30% = 1,05% an Steuern zahlst (für Berlin). Wenn der Hebesatz deiner Gemeinde 400% oder weniger beträgt, führt die Gewerbesteuer nicht zu zusätzlichen Steuern für selbständige Gewerbetreibende.

7. Rechnungserstellung

  • Die Rechnungserstellung ist wichtig für deine Buchhaltung und für das Finanzamt. Eine gültige Rechnung muss bestimmte Daten enthalten. Da dies je nach Auftrag kompliziert sein kann, haben wir einen Rechnungsgenerator integriert, der dir und deinem Kunden eine gültige Rechnung erstellt.

  1. Pflichtangaben auf der Rechnung
    • Deine vollständigen Kontaktdaten: Name, Adresse und gegebenenfalls weitere Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
    • Die vollständigen Kontaktdaten deines Kunden: Name, Adresse und gegebenenfalls weitere Kontaktdaten.
    • Eine fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung jeder Rechnung.
    • Das Rechnungsdatum, also das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
    • Die Leistungsbeschreibung: Eine klare und detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder Lieferung.
    • Den Rechnungsbetrag, der den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) und gegebenenfalls den Umsatzsteuerbetrag enthält.
    • Den anzuwendenden Umsatzsteuersatz, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.
    • Das Zahlungsziel bzw. den Zahlungstermin, bis zu dem der Rechnungsbetrag zu begleichen ist.
    • Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung: einen Hinweis darauf, dass du gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist.
  2. Umsatzsteuer
    • Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du auf deiner Rechnung den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag angeben. Dieser wird in der Regel mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz (z. B. 19 %) berechnet.
    • Beachte, dass du in diesem Fall auch die Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerzahlungen regelmäßig an das Finanzamt abführen musst.
  3. Aufbewahrungspflicht
    • Bewahre Kopien deiner erstellten Rechnungen für die Dauer von 10 Jahren auf. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Nachvollziehbarkeit deiner Geschäftsvorgänge.
  4. Rechnungsstellung an Unternehmen im Ausland
    • Bei Rechnungsstellung an Unternehmen im Ausland gelten zusätzliche Anforderungen, wie beispielsweise die Angabe der internationalen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID) des Kunden.
  • Nach der Fertigstellung und Bezahlung der Entwurfsleistung auf Odepla, kannst du im letzten Schritt die Rechnung erstellen.
  • Wir unterstützen dich bei der Rechnungserstellung und füllen alle bekannten Daten bereits vorausgefüllt in den Generator. Du musst am Ende diese Daten nur überprüfen und kannst die Rechnung für deine Buchhaltung dann herunterladen.